Politique de confidentialité

POLITIQUE DE PROTECTION ET DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES (Renseignements)

Mise à jour : 6 février 2025

Formulaire de demande d’accès aux données

Formulaire De Plainte Pour Violation De Données Personnelles

Centre pour femmes Avante

Le Centre des femmes Avante (« AWC ») est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). AWC s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels conformément aux principes applicables à la protection des renseignements personnels.

Cette politique de confidentialité décrit comment AWC recueille, utilise, stocke et communique les renseignements personnels au cours de ses activités commerciales. Il est destiné à évoluer au fil du temps pour refléter tout changement apporté à l’administration des renseignements personnels, pour se conformer aux lois applicables et pour faire preuve de transparence.

CONSENTEMENT

AWC recueille et utilise les renseignements personnels uniquement avec le consentement de la personne.

En fournissant à AWC des renseignements personnels, vous acceptez les modalités et conditions de cette politique.

Si vous n’êtes pas résident du Québec, veuillez noter qu’en fournissant vos renseignements personnels, vous êtes réputé consentir à : (i) la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au Québec; et (ii) la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux lois de la province de Québec (qui peuvent différer des lois sur la protection de la vie privée de la juridiction de votre résidence) et à la présente politique.

Une personne peut retirer son consentement en contactant l’AWC à [email protected]

En accédant, en visitant ou en utilisant le site Web du Centre pour femmes Avante (www.awcentre.com) ou les applications mobiles associées, une personne accepte les modalités et conditions de cette politique.

DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Par renseignements personnels, nous entendons toute information qui concerne une personne physique et qui, prise seule ou combinée avec d’autres renseignements, permet de l’identifier.

RESPONSABILITÉ

AWC est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins administratives, de traitement ou de maintenance.

Le président du conseil d’administration de l’AWC veille au respect de cette politique afin de répondre aux exigences suivantes :

Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer).
Établir des politiques et des pratiques de gouvernance en matière de renseignements personnels.
Signaler les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels qui présenteraient un risque grave de préjudice et les consigner dans le registre des incidents de confidentialité.
Assurer la transparence dans la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.
Assurer un consentement clair, libre et éclairé dans l’utilisation et le traitement des renseignements personnels.

FINALITÉS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION

La collecte, l’utilisation et la communication par AWC se limitent à ce qui est nécessaire au fonctionnement d’AWC. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour effectuer des analyses de données et des recherches afin de guider nos opérations. AWC recueille des renseignements personnels pour diverses raisons, notamment :

Faire le suivi des demandes des membres, des bénévoles, des participants et des donateurs.
Sollicitation de dons.
Traitement et comptabilisation des dons faits et production de reçus de charité.
Inscription des participants à un événement, une activité ou un service.
Demande d’adhésion et de bénévolat.
Gestion des contrats et conventions de services.
Assurer le fonctionnement et la maintenance de toutes les fonctionnalités du site Web et des comptes de médias sociaux (c.-à-d. Facebook, Instagram, Mailchimp), y compris la satisfaction des demandes de service et d’information des membres, des bénévoles, des participants et des donateurs ; réponse aux commentaires et aux questions ; et la fourniture d’un soutien aux utilisateurs du site Web et des comptes de médias sociaux.
À des fins statistiques, compréhension et analyse des tendances d’utilisation et des préférences de nos membres, bénévoles, participants et donateurs, amélioration du site Web et des comptes de médias sociaux, et développement de nouveaux produits, programmes, services, fonctionnalités d’actualité et fonctionnalités.
À des fins administratives ou de marketing conformément aux lois applicables relatives aux messages électroniques commerciaux.

LIMITES DE COLLECTE ET D’UTILISATION

La collecte de renseignements personnels par AWC est limitée à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou clairement implicites au moment de la collecte. Il est possible que l’AWC recueille et utilise des renseignements concernant un individu provenant d’un tiers lorsque la loi l’autorise et avec le consentement de la personne concernée dans tous les autres cas.

Par exemple, AWC, dans le cadre d’une collecte de fonds ou pour la participation à des événements est susceptible de demander et de recueillir les renseignements suivants lors de la création d’un dossier ou du traitement d’une prestation :

Nom et prénom
Adresse civique
Adresse courriel
Numéro de téléphone

Si un donateur utilise une carte de crédit pour faire un don via le site Web de l’AWC, aucune information relative à cette carte de crédit n’est recueillie par l’AWC sur ses serveurs. Le paiement des dons est traité et administré par les procédures bancaires d’un fournisseur tiers, directement sur son site Web.

À aucun moment AWC ne partagera aucune information avec des tiers, ni ne la diffusera de quelque autre manière que ce soit sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT COLLECTÉS

AWC peut recueillir des renseignements personnels de diverses manières, y compris, mais sans s’y limiter :

En remplissant une demande (pour devenir bénévole, pour devenir membre)
Par téléphone
Par l’entremise du site Web d’AWC et de ses logiciels connexes
En répondant à une demande par la poste
Par courriel

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AWC conserve les renseignements personnels aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou comme l’exige la loi.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AWC applique et veille à ce qu’elle et ses sous-traitants appliquent des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives appropriées pour maintenir la nature confidentielle des renseignements personnels afin de les protéger contre le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AWC prendra les mesures de sécurité appropriées pour détruire les renseignements personnels lorsque la destruction des renseignements est requise et légale.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’accès à l’information est limité au personnel et aux membres du conseil d’administration de l’AWC désignés à cet effet, et uniquement dans l’exercice de leur travail.

En aucun cas, AWC ne vendra, ne partagera ni ne louera ces informations.

AWC ne communique en aucun cas les renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou tel que la loi l’exige ou le permet.

Chaque membre du personnel ou du conseil d’administration de l’AWC s’engage à respecter les renseignements personnels recueillis par l’AWC. Ces personnes s’engagent à préserver la confidentialité des renseignements propres aux activités d’AWC et à ne pas en divulguer le contenu, ni à en faire un usage personnel, ni à les utiliser au profit d’autrui. Cet engagement existe à partir du moment où les membres du personnel et du conseil d’administration de l’AWC commencent à travailler pour l’AWC et se poursuit indéfiniment. Le personnel et les membres du conseil d’administration de l’AWC signeront une entente pour maintenir cette confidentialité.

AWC s’engage à exiger de ces tiers des engagements de confidentialité au moins aussi exigeants que ceux prévus dans la présente politique, y compris des contrôles et des mesures visant à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent au nom d’AWC, et à éviter le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé aux informations personnelles.

Malgré ce qui précède, aucune méthode de transmission ou de stockage de renseignements personnels par voie électronique n’offre une sécurité infaillible. Par conséquent, AWC ne peut garantir que la confidentialité et l’intégrité des renseignements personnels ne peuvent être violées.

SIGNALEMENT ET ENREGISTREMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ (violation de données)

Si, malgré les efforts déployés pour protéger les renseignements personnels, un incident impliquant ces informations survient, AWC entreprendra les actions suivantes dès que la violation sera identifiée :

Recueillir les renseignements concernant la violation qui seront consignés dans le Registre des incidents de confidentialité. Cela comprendra l’enregistrement des renseignements personnels concernés, les circonstances, la période (ou la date) de la violation, la date à laquelle la violation a été constatée et le nombre de personnes ciblées.
Évaluer la situation pour déterminer s’il en résulte un préjudice et de quelle nature.
Si la violation présente un risque de préjudice grave, une notification sera envoyée à la ou aux personnes concernées par la violation, comprenant une description des mesures prises par l’AWC.
Mettre en œuvre les mesures décrites pour les personnes touchées par la violation.
Un rapport est fait par le responsable de la protection de la vie privée au président du conseil d’administration de l’AWC, à la Commission d’accès à l’information du Québec et aux autres autorités compétentes.

ACCÈS

Sous réserve des lois pertinentes et sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, AWC informera la personne si elle a des renseignements personnels sur cette personne et communiquera quels renseignements personnels elle possède sur elle.

L’AWC peut refuser à une personne l’accès à ses renseignements conformément aux lois en vigueur, auquel cas elle justifiera son refus.

CORRECTION OU MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AWC fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient sont exacts et complets comme l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Une personne peut demander une correction ou une mise à jour en contactant l’AWC.

PLAINTES

Toute personne au sujet de laquelle AWC détient des renseignements personnels peut se plaindre par écrit du non-respect de cette politique. L’AWC traitera toutes les plaintes.

Si une personne n’est pas satisfaite de la réponse de l’AWC à une plainte, ou de la politique et des pratiques concernant le traitement des renseignements personnels, elle peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du commissaire à l’adressewww.cai.gouv.qc.ca

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Tara Blanchet

Responsable de la protection de la vie privée de l’AWC, directeur intérimaire

Centre pour femmes Avante

9, rue de la Rivière

Bedford (Québec) J0J 1A0

450-248-0530

[email protected]

Préparé par	Directeur par intérim
Emplacement du fichier	AWC One Drive : Dossier : Politique de confidentialité 2025
Emplacement de la copie papier	Dossiers du bureau de Bedford
Date d’approbation	18 février 2025
Responsable de la mise à jour	Directeur par intérim